ELECCIÓN DEL SOFTWARE DE GESTION

Posted on: septiembre 6th, 2011

El ERP es la columna vertebral de la administración de una empresa, como tal es importante una buena elección del software adecuado para cada empresa. Para esto deberíamos analizar diferentes variables, como: el tamaño de la empresa, su complejidad, el rubro, etc. Al iniciar el proceso es habitual enfrentarnos a la disyuntiva entre adquirir software a medida o el llamado enlatado. Este último suele ser más económico, mucho más completo, y más probado, por lo que suele ser la elección de la gran mayoría de las empresas. El software a medida, puesto que se diseña para determinados y pocos clientes suele ser inviable dado que a la hora de prorratearse los costos de su desarrollo, los mismos terminan siendo muy elevados para el fabricante.

A esto se agrega el no menor hecho de que en los últimos años, se han dado sucesivos cambios en las reglamentaciones de la AFIP. Siendo el caso la obligación a comercios de implementar la facturación a través de impresoras fiscales en sus diversos modelos, y más recientemente la progresiva pero firme imposición de la factura electrónica.
Estos cambios, implican la necesidad de un software que provea de estas soluciones, lo que en el caso de un software a medida significaría constantes nuevas inversiones en desarrollos, en tanto que en un enlatado que provee un buen servicio, se cuentan con las actualizaciones del mismo de manera periódica, que adecuan su funcionamiento a las normativas vigentes.

El mejor ejemplo de un software enlatado en Argentina es el Tango Gestión que tiene una penetración del 55% del mercado de las Pymes y con casi 50,000 clientes. Como característica de este software podemos decir que tiene una amplia y diversa cantidad de funciones, cubriendo todas las áreas y departamentos de negocios, que su larga trayectoria permite que todas sus funciones hayan sido oportunamente testeadas y mejoradas y que llega al cliente con un precio razonable, por lo que suele ser la mejor opción en la mayoría de los casos. Al ser un software masivo es mas fácil encontrar referencias en otras empresas que ya lo están usando.

Otro tema muy importante para evaluar, es el servicio post-venta, puesto que una mala implementación puede hacer que un buen software no se aproveche adecuadamente y en el peor de los casos que ni siquiera se llegue a usar. Para esto es conveniente elegir sistemas fácilmente parametrizables que no requieran de programadores ni soluciones que solamente pueda hacer el fabricante en el proceso de poner en marcha lo básico que requiere cualquier empresa. En muchos casos la empresa termina invirtiendo mas dinero en el Servicio Post-Venta que en la compra del software, y esto aún sin contar el tiempo que le insume al personal capacitarse y preparar la nueva base de datos. Evaluar el costo del servicio postventa no siempre es fácil ya que depende del proveedor pero también de cuestiones internas de la empresa, como la motivación del personal, el tiempo disponible para implementarlo, como también una idea clara de lo que necesitan. Del costo de software y de la implementación surge el costo total de propiedad que es en definitiva el costo real del producto y lo que la empresa debe comparar entre los diversos proveedores.

Para iniciar rápidamente el nuevo sistema sería ideal que el mismo pueda migrar los datos de un archivo standard como puede ser un Excel o TXT. Al menos los llamados datos maestros (clientes, proveedores, artículos, precios etc.). Pasar los movimientos históricos (Facturas, recibos, Pagos Etc.) suele ser muy complicado por lo que solo se ingresa un saldo inicial, o sea las facturas de compra y ventas impagas al momento de migrar de sistemas.

Una buena capacitación es esencial para un buen uso del sistema, en el caso del Tango los distribuidores pueden mandar capacitadores a la empresa o realizar cursos en aulas que preparen al personal de la misma.

Un software masivo también permite que sea mas fácil encontrar personal que ya lo conozca de otra empresa y por lo tanto no se requiera re-invertir en capacitación específica cada vez que se incorpora un recurso a la organización.

En un software bien armado con 10 horas se puede arrancar con lo básico, o sea facturar, cobrar, pagar, pasar las compras y los movimientos de tesorería. En tanto que para profundizar en el uso de los módulos, se necesitarían varias horas mas dependiendo de la complejidad de la empresa y de los items que se vayan a utilizar del sistema.

Dada la importancia del servicio Post-venta es conveniente que se cuente con empresas que den soporte que sean independientes del fabricante. Esto genera más variedad de opciones y competencia entre los distribuidores. En el Caso del Tango Gestión la distribución y venta se realiza a través de distribuidores que brindan el servicio Post-venta en los usuarios. The Eagle Group, es uno de los principales distribuidores, que brinda un servicio integral empezando con una completa demostración de las funciones del software. Y luego de que el cliente adquiere el sistema, The Eagle Group pone disposición de la empresa un grupo de profesionales que asesoran en la implementación para un óptimo uso y en el caso de ser necesario cuenta con programadores que “customizan” el sistema a través de programas externos que interactúan con la base de datos del Tango.

Lic. Daniel Pozzi
dpozzi@teg.com.ar